KOBİ'lerde Yazılım Seçiminde Bütçe Planlaması

KOBİ'lerde Yazılım Seçiminde Bütçe Planlaması

• 17.09.2024
• Yazılım

Yazılım seçimi yaparken bütçe hangi başlıklara göre nasıl planlanır?

Bütçe, küçük ve orta ölçekli kurumlar için yazılım seçiminde muhakkak kritik bir unsur. Bütçeyi doğru şekilde planlamak; sadece başlangıç maliyetlerini değil, yazılımın uzun vadeli kullanım maliyetlerini de kapsamlı bir şekilde ele almayı gerektiriyor. Yazılım başlığı için bütçe planlamasında dikkat edilmesi gereken bazı alt başlıkları kısaca şöyle sıralayabiliriz :

1. Lisanslama Modelleri

Abonelik Bazlı Lisanslama (SaaS): Yazılımın bulut üzerinden hizmet olarak sunulduğu SaaS modelinde, aylık veya yıllık ödeme yapılır. Genellikle düşük başlangıç maliyetleri sunar, ancak uzun vadede sürekli ödeme gerektirir. Bu model, güncellemeler ve bakım hizmetlerini de içerir.

Kalıcı Lisanslama: Tek seferlik ödeme yapılarak yazılımın kalıcı lisansı satın alınır. Başlangıçta yüksek maliyetli olabilir, ancak uzun vadede tekrar eden ödeme zorunluluğu yoktur. Ancak, güncellemeler ve teknik destek genellikle ek ücrete tâbidir.

Karşılaştırma: Eğer firma sürekli nakit akışı sağlayabiliyorsa, abonelik bazlı model avantajınıza olabilir. Ancak, başlangıçta yüksek maliyet sorun teşkil etmiyorsa kalıcı lisanslama uzun vadede genellikle daha iyi bir seçenektir.

2. Ekstra Maliyetler

Bakım ve Destek Ücretleri: Yazılım sağlama hizmetinde genellikle teknik destek ve bakım hizmetleri için ek ücret talep edilir. Bu masraflar, yazılımın etkin bir şekilde kullanılabilmesi için önemlidir ve bütçeye muhakkak dahil edilmelidir.

Güncelleme ve Yükseltme Maliyetleri: Kalıcı lisans modellerinde, yeni versiyonlara geçiş veya ek özelliklerin entegrasyonu için ücret alınabilir. Abonelik modellerinde bu genellikle ödeme tutarına dahildir.

Öneri: Her iki maliyet kalemini göz önünde bulundurup, başlangıç fiyatı düşük olan bir yazılımın ilerleyen süreçlerde toplam maliyetinin artabileceğini unutmamak gerekir.

3. Eğitim ve Uygulama Maliyetleri

Personel Eğitimi: Yeni yazılımın kurum içinde kullanılması için gerekli eğitim maliyetleri planlanmalıdır. Karmaşık bir yazılım seçmek, uzun süreli ve maliyetli bir eğitim süreci gerektirebilir.

Danışmanlık ve Kurulum: Yazılımın kurulumu, özelleştirilmesi ve entegrasyonu için harici bir danışmanlık hizmetine ihtiyaç duyulabilir. Bu da ek bir maliyet kalemi oluşturur elbette.

4. Donanım Yatırımları

Eğer seçilen yazılım bulut tabanlı değilse, şirketin mevcut donanım altyapısının yeterli olup olmadığı gözden geçirilmelidir. Sunucuların, ağ altyapısının veya bilgisayarların güncellenmesi gerekebilir, bu da ek maliyet anlamına gelir.

Bulut tabanlı yazılımlar için ise bulut depolama, güvenlik, veri trafiği gibi hizmetler için düzenli ödemeler söz konusu olabilir.

5. Gizli Maliyetler

Kullanıcı Başı Ücretler: Abonelik tabanlı modellerde genellikle kullanıcı başına ödeme yapılır. Şirketin büyümesi durumunda kullanıcı sayısı arttıkça, bu maliyet hızla artabilir.

Özellik Kilitlenmesi: Yazılımın bazı temel özelliklerinin başlangıç paketlerinde yer almaması ve ek modüller veya paketler için ayrı ödeme yapılması gerekebilir.

Yükseltme Zorunluluğu: Bazı yazılım sağlayıcıları eski sürümleri desteklemeyi bırakarak müşterilerini yeni sürümlere geçmeye zorlayabilir, bu da ekstra maliyet doğurabilir.

6. Uzun Vadeli Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)

TCO Analizi: Sadece başlangıç fiyatını değil, yazılımın kullanım süresi boyunca çıkacak tüm maliyetleri hesaba katan bir Toplam Sahip Olma Maliyeti (Total Cost of Ownership - TCO) analizi yapmak önemlidir. Bu analiz, yazılımın satın alma maliyetinden, bakım, destek, eğitim, entegrasyon ve donanım güncellemeleri gibi tüm giderleri içerir.

TCO, birkaç yıllık kullanım süresi boyunca yazılımın gerçek maliyetini ortaya koyar ve daha bilinçli bir seçim yapmanıza yardımcı olur.

7. Geri Dönüş Analizi (ROI)

Yatırımın geri dönüşü, yapılan harcamaların iş süreçlerine ne kadar katkı sağladığını ölçer. Yazılımın maliyetine karşın ne kadar verimlilik, zaman ve maliyet tasarrufu sağladığını hesaplayarak, yatırımın ne kadar süre içinde kendini amorti edeceğini tahmin edebilirsiniz.

İyi bir ROI analizi, yazılımın uzun vadede ne kadar kazanç getireceği konusunda önemli bir göstergedir.